صفات السكرتير الناجحولا مبالغة إذا قيل أن السكرتير الجيد هو أداة نمو الشركة بأكملها ، لأن تلك الوظيفة هي الرابط الرئيسي بين الإدارة التي يمثلها صاحب العمل أو الرئيس ، وبين فريق العمل والموظفين ، وهي المطلعة على الآراء المتعلقة بثقافة الشركة واتجاهها المستقبلي ، وهي أيضًا وظيفة عامة وهي موجودة في جميع المجالات تقريبًا ، بما في ذلك الاقتصادية والسياسية والهندسية والتجارية ، ولأهميتها ، يستعرض موقعنا على الإنترنت أهم صفات السكرتير الناجح.
ما هي وظيفة السكرتير ومهامه
تتمثل المهام الرئيسية للسكرتير أو المساعد الإداري – كما يطلق عليه – في تسهيل الاتصالات داخل المكتب الإداري والتفاعلات الميدانية مع الموظفين والجمهور ، هذا بالإضافة إلى جدولة الاجتماعات وترتيب المهام حسب الأولويات ، وتقديم الدعم الشخصي لـ الموظفين ، وكذلك الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها ، وبما أنها وظيفة تحتاج إلى مجموعة متنوعة من المهارات ، الشخصية والعملية على حد سواء ، يجب أن يكون السكرتير موظفًا جديرًا يتمتع بخبرة واسعة في مجاله المهني.
صفات السكرتير الناجح
يتميز السكرتير الناجح في وظيفته ببعض الصفات المهنية والشخصية التي تجعله قادراً على تلبية متطلبات تلك الوظيفة متعددة المهام ، لا سيما أنها من النوع الذي يتطلب المتابعة المستمرة لمتطلبات الطوارئ المتعلقة بالعمل والوظيفة. وفيما يلي أبرز صفات السكرتير الناجح:
التنظيم الدقيق
من الضروري أن ينجح السكرتير في تطبيق نظام دقيق فيما يتعلق بالمهام اليومية الرئيسية والثانوية ، ويعرف السكرتير الخبير كيفية إنشاء أنظمة جيدة وبسيطة لضمان هذا النظام الدقيق الذي يجعله يوفر الوقت والجهد اللازمين لإكمال مهمة سواء كانت على الورق أو من خلال الكمبيوتر ، فإن التنظيم مهم للغاية خاصة عند جدولة المواعيد وإدارة جداول المديرين أو تنظيم الأحداث والاجتماعات.
الاحتفاظ بالملاحظات الدقيقة
دائمًا ما تظهر معلومات مهمة للشركة ومدير العمل في الاجتماعات أو المكالمات الهاتفية ، ويعرف السكرتير الناجح كيفية الاحتفاظ بملاحظات تفصيلية حول ما يحدث حتى يمكن الاطلاع عليها لاحقًا دون نسيان ، ويتم تمثيل تلك التفاصيل بواسطة جدول زمني معين أو اقتراحات تتعلق بالشركة أو معلومات الطوارئ للإدارة ، إلخ.
امتلاك مهارات التواصل
يقال إن السكرتير الناجح هو بوابة الشركة وعباراتها ، ولهذا السبب يجب أن يتمتع بقدر ممتاز من مهارات الاتصال ، خاصة عند التواصل المباشر مع أصحاب المصلحة والموظفين والعملاء ، ولديه القدرة على صياغة الكلمات بشكل موجز. رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية.
إدارة وحل المشكلات
في كثير من الأحيان يتعرض السكرتير بشكل خاص لضغوط العمل الناتجة عن ظهور المشاكل سواء كانت إدارية طارئة أو متعلقة بموظفي الشركة أو عملائها ، وبالتالي يجب أن تكون لديه القدرة على حل تلك المشاكل وتوجيهها من أجل التسهيل. تفاعل الإدارة معهم ، فهناك مشاكل تتطلب جدولة مواعيد طارئة أو التعامل مباشرة مع أصحاب المشكلة.
القدرة على الكتابة
قد تبدو صفة واضحة ، لكنها صفة ضرورية للغاية لوظيفة السكرتارية ، يجب أن يتميز السكرتير الجيد بمهارة الكتابة بتوازن لغوي كبير يمكّنه من إدارة الكلمات والمعاني والالتزام اللغوي القواعد التي تؤكد جودة الشركة ، هذا بالإضافة إلى القدرة على الكتابة بسرعة أيضًا ، وذلك لأن معظم مهامه مرتبطة بهذه المهارة فيما يتعلق بالرسائل المكتوبة والبريد الإلكتروني ومراجعة العقود و قريباً.
توقُّع الاحتياجات الطارئة
يتميز السكرتير الناجح بمهارته في توقع ما قد يحتاجه المستقبل في حالة الطوارئ ، بحيث لا يكون هناك عجز مفاجئ في أحد الموارد أو العمل يسبب خسائر كبيرة ، ولعل هذه المهارة هي التي تظهر خبرة السكرتيرة في إدارة مهامه والمتابعة المستمرة لأعماله.
امتلاك المهارات التقنية
في هذا العصر على وجه الخصوص ، يجب أن يمتلك السكرتير قدرًا جيدًا من المهارات الفنية الأساسية مثل التعامل مع برامج Microsoft Office ، وفي بعض الأحيان تتطلب بعض مهن السكرتارية معرفة سطحية أو قوية ببرامج Adope ، هذا بالإضافة إلى القدرة على التصفح و إجراء دراسات من مصادر موثوقة.
أكثر التخصصات طلباً في المملكة العربية السعودية 2030
ما هو المسار الوظيفي لمهنة السكرتارية
وظيفة السكرتير ليست مهنة منفصلة في حد ذاتها ، ولكن يمكن اعتبارها درجة وظيفية موجودة في معظم المهن ، خاصة تلك المتعلقة بالإدارة والمحاسبة في المجالات التعليمية والاقتصادية والهندسية ، وما إلى ذلك ، لذلك إذا كانت وظيفة جاء السكرتير بعد تخصص وظيفي ، وهو يعتبر درجة وظيفية يمكن أن يتقدم صاحبها ليصبح مساعد إداري أو منسق إداري أو مساعد تنفيذي ، ويمكن أن يصبح أيضًا مدير مكتب ، ومع تزايد أهمية تلك المهنة أصبح هناك تخصص أكاديمي يتعلق به على وجه التحديد في المعاهد والجامعات.
كيف أعرف التخصص الجامعي المناسب لي؟
أنواع مهنة السكرتارية
تولي الشركات والمؤسسات التجارية أهمية كبيرة لوظيفة السكرتير نظرا لأهمية منصبه الذي يعتبر حلقة وصل بين الإدارة والموظفين والعملاء أيضا ، والسكرتير الناجح له تأثير كبير في زيادة الإنتاجية وتعزيز بيئة ايجابية داخل الشركة من خلال إدارة الوقت والمواعيد وتنظيم المهام والميزانيات وهناك أنواع رئيسية يمكن أن تندرج تحت مهنة السكرتارية ويمكن تصنيفها على النحو التالي:
- السكرتير التنفيذي: يُعرف أيضًا باسم المساعد الإداري أو التنفيذي ، وتتمثل مهامه الرئيسية في العمل الكتابي والتنظيمي ، وتنظيم المواعيد والمكالمات ، وكتابة التقارير ، والإشراف على الموظفين كممثل للإدارة ، وهي واحدة من أكثر وظائف السكرتارية شيوعًا.
- سكرتير المكتب: تعتبر هذه الوظيفة من أكثر وظائف السكرتارية انتشارًا أيضًا ، والتي تتعلق باستخدام المعدات المكتبية مثل آلات التصوير وأنظمة الهاتف ، وإدارة قواعد البيانات والمراسلات والعروض التقديمية لدى أصحاب العمل.
- السكرتير القانوني: يبرز هذا النوع في مكاتب المحاسبة القانونية أو القانونية ، ومن واجبات السكرتير الوظائف الكتابية وإعداد التقارير والوثائق القانونية وإعدادها لعرضها على المحكمة أو العملاء.
- السكرتير الطبي: يظهر هذا النوع في المؤسسات الطبية كالمستشفيات والعيادات ، وتكمن أبرز واجبات السكرتير في تحديد المواعيد مع المرضى وإجراءات تعبئة النماذج والسجلات الطبية.
المهارات الأساسية للسكرتير الناجح
يحتاج السكرتير إلى امتلاك عدد من المهارات الأساسية التي تجعله متميزًا في منصبه وقادرًا على تلبية متطلبات تلك المهنة بكفاءة ، وفيما يلي أبرز تلك المهارات الشخصية والمهنية التي يحتاجها السكرتير الناجح:
- الاتصال الشفوي والكتابي.
- المهارات الفنية وبرامج الكمبيوتر.
- المهارات التنظيمية وإدارة الوقت.
- التفاوض الفعال.
- المرونة والقدرة على التكيف.
- حل المشاكل
كيف تصبح سكرتيرًا ناجحًا
لا شك أن بناء أساس قوي لشركة ناجحة يعتمد بشكل مباشر على وجود سكرتير ناجح يمكنه إدارة المهام المختلفة بدقة ، ولكي تكون سكرتيرًا ناجحًا في أي مجال مهني ، يجب أن يمتلك الفرد الصفات التي لديها سبق ذكره بالإضافة إلى الجودة اللازمة من الصدق والجدارة بالثقة ، حيث يعتبر السكرتير البوابة الأساسية للمعلومات التي تأتي إلى الإدارة وصاحب العمل ، وهناك ميزات رئيسية أخرى مثل وضع الخطط التنظيمية للأعمال ، و مهارات حل المشكلات شخصية جديدة
هل تخصص إدارة المكاتب له مستقبل؟
هذا يقودنا إلى نهاية مقالتنا صفات السكرتير الناجححيث نقدم لكم تعريف تلك المهنة وأهميتها ، وأهم الصفات التي يجب أن يتمتع بها السكرتير الناجح ، ثم انتقلنا إلى عرض موجز للمسار الوظيفي وأنواع أعمال السكرتارية وضرورتها. مهارات.