ما هي خطة استمرارية العمل، عندما تتعرض شركة أو مؤسسة لتعطيل أعمالها دون خطة مسبقة ، فإن هذا سيؤدي بلا شك إلى نقص في الإيرادات ، وبالتالي فإن وجود مصاريف إضافية يقلل من الأرباح وتكلفة المال في وقت لا يستطيع التأمين فيه تغطية الجميع التكاليف ، ولا يمكن تعويضها بسهولة للعملاء الذين ستخسرهم الشركة ، وهنا تكمن أهمية خطة استمرارية الأعمال ، وهي ضرورية أثناء التطوير المستمر ، وفي هذه المقالة يستعرض موقعنا على الإنترنت أهم الأشياء التي يجب معرفتها بخصوص تلك الخطة وخطوات تنفيذها.
ما هي خطة استمرارية العمل
خطة استمرارية العمل هي وثيقة أو مستند يحدد الكيفية التي ستسير عليها الشركة في العمل عند حدوث أمر طارئ غير مخطط له كهبوط مفاجئ في الإيرادات أو أي مخاطر يتم مواجهتها، وتشير الشركات الكبرى إلى تلك الخطة بالكلمة bcp وهي اختصار الجملة باللغة الإنجليزية “تخطيط استمرارية الأعمال” ، أما بالنسبة للخطة ، فهي توضح مدى استعداد المنظمة للتعامل مع حالات الطوارئ تلك ، كما أنها أكثر شمولاً من خطط التعافي من الكوارث لأنها تضمن البداية الأولية. التعامل مع حالات الطوارئ والمخاطر لتقليل الخسائر المحتملة ثم تطبيق خطة التعافي المحيطة في جميع جوانب العمل التي قد تتأثر.
ما هي خطة استعادة البيانات بعد الكارثة
عناصر خطة استمرارية العمل
قبل الخوض في تفاصيل إنشاء خطة استمرارية الأعمال ، تجدر الإشارة إلى أنها تحتوي على عناصر أساسية من المهم وجودها ، وربما تكون أهم هذه العناصر هي خطة التعافي من الكوارث ، والتي تشير إلى الاستراتيجية التي من شأنها يتم اعتمادها بمجرد حدوث اضطرابات معينة ، مثل فقدان الشبكات والخوادم أو تعطل أجهزة الشركة والتعليق المؤقت للبيانات ، وهناك جوانب أساسية أخرى لها مثل وجود أدوات النسخ الاحتياطي للبيانات ذات الأولوية ، وارتفاع التوفر هو القدرة على الوصول إلى تفاصيل الشركة المهمة حتى في حالة وجود أي أعطال طارئة.
تطور خطة استمرارية العمل في الشركات
في فترة أوائل السبعينيات. بدأت المؤسسات المالية ، وخاصة البنوك وشركات التأمين ، في وضع خطط استمرارية الأعمال ، والتي كانت تقتصر في ذلك الوقت على مجرد التعافي من الكوارث المحتملة ، خاصة وأن مجال إدارة الأموال يتعرض دائمًا لذلك ، ولجأت تلك المؤسسات إلى الاستثمار في البدائل. ثم تخزين بياناتها الخاصة في مواقع نسخ احتياطي عن بعد ومحمية ، وبمرور الوقت أصبحت خطة استمرارية الأعمال أكثر شمولاً لأنه بدونها ستفقد الشركات عملائها ومزاياها التنافسية.
تأثير البيانات على خطة استمرارية العمل
مع دخول عصر الإنترنت وحدوث ثورة تكنولوجية ضخمة أدت إلى زيادة هائلة في حجم البيانات ؛ أصبح الاستخدام الرئيسي لخطة استمرارية الأعمال هو الدفاع عن بيانات الشركة بأقوى وسيلة ممكنة للحماية من الكوارث المحتملة مثل فقدان البيانات أو التعرض لهجوم إلكتروني ، ولهذا السبب أصبحت المنظمات تدرك تمامًا أن تأسيس شركة قوية خطة الاستمرارية هي أولوية قصوى.
الفرق بين المؤسسة والشركة والمنظمة
خطوات إنشاء خطة استمرارية الأعمال
تتطلب خطة استمرارية الأعمال قدرًا كبيرًا من الجهد والوقت ، وهذا أمر ضروري يوازي أهمية دراسة المشروع نفسه حتى لا تتعرض منظمة الأعمال لأية مخاطر تهدد وجودها أو تزيد من خسائرها ، وفيما يلي خطوات واضحة ستساعدك على تنفيذه لمؤسستك:
تكوين فريق مخصص لإدارة استمرارية الأعمال
إن الشركات التي تعرف المعنى الحقيقي للجودة إلى حد تخصيص إدارة وفريق خاص لها هي الشركات نفسها التي تدرك أهمية توفير ميزانية مخصصة لفريق تكمن مهمته في متابعة خطة استمرارية الأعمال والإعداد. لأي حالة طوارئ أو كارثة محتملة ، والخطوات التي يجب اتخاذها بعد ذلك والإطار الزمني وجهات الاتصال والبيانات وما إلى ذلك ، وتتركز قوة المنظمة في احتواء بيانات موظفيها مثل جهات الاتصال والأسماء والعناوين و أرقام الهواتف ، بحيث إذا كانت الشركة لا تستطيع تحمل تكلفة تشكيل فريق ، يمكنها باستمرار توجيه موظفيها لمعرفة أدوارهم ومسؤولياتهم وما هو متوقع منهم في المواقف الخطرة.
عوامل نجاح فريق العمل
تحديد أهداف الخطة وغاياتها
على الرغم من أن الهدف الرئيسي لخطة استمرارية الأعمال هو دائمًا حماية البيانات المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات والتعامل مع الكوارث المحتملة في هذا المجال على وجه التحديد ، إلا أنها يجب أن تكون أكثر شمولاً وتشمل جميع الوظائف المهمة مثل الموارد البشرية والعلاقات العامة ، والسبب هذا هو أن الكوارث يمكن أن تأتي من مصادر أخرى ، مثل خطأ غير متوقع أو انهيار في العلاقات مع العملاء الخاصين ، والاستعداد لكل هذا يضمن الحفاظ على العمليات التجارية.
إجراء تقييم المخاطر tra وتحليل تأثير الأعمال bia
يتعلق هذا الجزء المهم من الخطة بدراسة المخاطر المحتملة لكل مشروع تبدأ الشركة في تنفيذه أو تطويره ، أو حتى المهام والأعمال القائمة ، وخاصة الأنشطة التجارية. إذا قبلت شركتك تعديل أو إلغاء الخدمات الأساسية ، فإن فريق الطوارئ أو ستكون إدارة استمرارية الأعمال على استعداد لدراستها بدقة وتحليلها بدقة والنظر في الخسائر أو المخاطر التي قد تحدث نتيجة لها واحتمالية حدوثها.
إدارة المخزون واستمرارية التوريد
لا يمكن للشركة أن تنتظر اللحظة التي تتفاجأ فيها بنقص منتج معين أو نقص في مخزونها ، ولكن يجب أن تستعد لمثل هذه المشاكل من خلال التفكير فيما يجب تنفيذه عند مواجهة نقص في المخزون وليس فقط من أجله. ضعف الإنتاج ، ولكن قد تكون الأسباب خارجية مثل تلف المنتجات أو حدوث الأوبئة ، لذلك يجب الإجابة على السؤال حول ما إذا كان لديك خطة للتعامل مع المخزون المنخفض وامتلاك مخزون كافٍ قدر الإمكان.
إدارة مهام التجارة الإلكترونية
اليوم ، الفوائد التي تسببها التجارة الإلكترونية لا غنى عنها ، وهذا هو السبب في أنه من المهم النظر في خطة استمرارية أعمال شركتك في كيفية التعامل مع تدفق العملاء ، خاصة في حالة زيادة العرض والطلب ، وكذلك وجود أمان إلكتروني قوي ضد أي اختراق وحماية للبيانات الاحتياطية.
تكنولوجيا البرمجيات الوسيطة وتطبيقاتها
الحفاظ على خدمة العملاء
من الضروري أن تتضمن خطة استمرارية أعمال الشركة كيفية تعاملها مع عملائها بشفافية وعاطفة ودعاية قوية عند حدوث أزمة أو مشكلة داخلية بأي شكل من الأشكال ، لأن الاحتفاظ بالعملاء سيلعب دورًا مهمًا في التعافي السريع.
تطبيق استراتيجيات الطوارئ
عندما تتعرض الشركة أو المؤسسة لكارثة وتزداد الخسائر المالية سوءًا ، ستكون خطة استمرارية العمل هي الطريقة الرئيسية التي ستحاول بها الشركة تعديل الموقف ، ويتم اختبار المهنية الإدارية في هذه الظروف لأن غالبية الشركات التي لا تطبق إستراتيجية جيدة سوف تلجأ إلى أبسط حل لهم وهو تسريح عدد من الموظفين ، وقد يأتي هذا الحل – وهو ما يحدث عادة – بنتائج سلبية تخسر فيها الشركة تعاطف عملائها وثقتها. من موظفيها الذين سيتعرضون لضغط مضاعف.
تعريف ضغوط العمل
مراجعة الخطة وتدريب الموظفين
من المهم أن تخضع خطة استمرارية الأعمال للمراجعة المستمرة كل فترة زمنية محددة ويتم تنفيذ التحسينات المقترحة ، حيث تختبر معظم الشركات ، وخاصة الشركات الأكبر منها ، خططها لتحديد الثغرات ، وتدريب الموظفين ليس هدفها الوحيد لزيادة الإنتاجية ولكن لتزويدهم بالقدرة على التعامل مع الأزمات التي قد تتعرض لها الشركة في أي وقت.
أهمية خطة استمرارية الأعمال
مع كل مزايا هذه التقنية الهائلة في تطبيقاتها ، هناك جانب سلبي يجب أخذه بعين الاعتبار ، وهو زيادة احتمالية المخاطر ، ومن أبرزها التعرض لاختراق إلكتروني للشركة. تفقد بياناتها وتضعها في أزمة حرجة أمام عملائها ، ويظهر العصر الحالي خطورة الأمر عندما اضطرت الشركات الكبرى إلى الإغلاق أو التراجع عند حدوث تلك الأزمات أو الأزمات المالية ، وفقدان الإيرادات ، وزيادة في التكاليف وقلة الربح أمر يجب مراعاته لأن التأمين وحده لن يغطي كل هذه الخسائر.
كيف تتغير من بيئة العمل الصعبة؟
هذا يقودنا إلى نهاية مقالتنا ما هي خطة استمرارية العملحيث استعرضنا بالتفصيل تعريف خطة استمرارية الأعمال وعناصرها والخطوات الأساسية لتنفيذها ، وتلك الأشياء التي يجب مراعاتها للشركات الصغيرة والكبيرة ، ثم اختتمنا بأهمية الخطة في كونه عنصرًا ضروريًا لأي منظمة.