بدأ أن يفهم طرق إدارة الوقت من المهم جدًا في حياتنا أن نستفيد حتى من أقل الدقائق الضائعة في يومنا ونستخدمها في شيء مفيد ، سواء كان ذلك في العمل أو في الدراسة أو في أوقات الراحة والترفيه الذاتي ، والتي كل طالب أو عامل ، تهتم مديرة المنزل أو حتى ربة المنزل بمحاولة التوفيق بين إدارة منزلها وعملها ، ومن وجهة النظر هذه سيتم تناولها. موقعنا أفضل الطرق لإدارة الوقت وكيفية تنظيمه.
تعريف إدارة الوقت
تُعرَّف إدارة الوقت بأنها عملية التخطيط والتحكم في مقدار الوقت الذي يقضيه في أنشطة محددة ، حيث تمكن إدارة الوقت الجيد الفرد من إكمال المزيد في فترة زمنية أقصر وتقلل من الإجهاد بمساعدة تقنيات إدارة الوقت التي تعزز المهنة ، النجاح الأكاديمي أو المؤسسي أو أي مجال تدخل فيه هذه الإدارة ، ولكن بالنظر إلى جوهر المشكلة ، ستجد أن الأمر لا يتعلق بإدارة الوقت نفسه ، بل يتعلق بإدارة نفسك ، فلدينا جميعًا نفس الـ 24 ساعة كل يوم ، ولكن مدى جودة استخدامنا لها أمر متروك لنا تمامًا ، أما بالنسبة لأفضل تقنيات إدارة الوقت ، فهي تعمل على تحسين أساليب عملك وحمايتك من الإلهاء والإلهاء.
أنظر أيضا: أهمية إدارة الوقت
من طرائق ادارة الوقت
كما يقال في المثل الشائع أن الوقت مثل السيف إذا لم تقطعه ، من هنا سنرى مدى أهمية هذا الموضوع والنتائج السلبية التي تنجم عنه إذا لم يتم إدارته بالطريقة المناسبة ، وبالتالي فإن الجواب من أساليب إدارة الوقت:
- تفويض المهام: تتضمن أفضل قوائم المهام مجموعة متنوعة من المهام ، مثل المهام السريعة والعاجلة التي يمكن إكمالها في غضون 10 دقائق والمهام التشغيلية الأكبر التي هي عمل قيد التقدم.
- تحديد أولويات العمل: في هذه الخطوة ، يجب أن تحدد أولويات مهامك المتعلقة بأنشطة اليوم وفقًا للأهمية ، مما يضمن التعامل مع أهم المهام أولاً.عند ترتيب مهامك ، يجب دائمًا تحديد أولويات ما هو أكثر أهمية بالنسبة لك.
- تجنب التسويف: قد يصرف انتباهنا عن الأطر الاجتماعية المحيطة مثل التحدث إلى الزملاء الثرثارين وهذا يجعلنا نقع في فخ المماطلة ، لذلك تحتاج إلى إدارة مشتتاتك بنشاط من أجل حماية تدفق أفكارك وتركيزك.
- جدول المهام: يعد الجدول الزمني المنظم أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق أهدافك الخاصة ، حيث يساعدك على حماية مساحة العمل الخاصة بك ويمارس ضغطًا صحيًا لإكماله بالفعل ، ويعد حظر الوقت أحد أكثر الطرق إنتاجية للقيام بذلك لأنه يمنع مهمة واحدة من تولي المهمة طوال اليوم ويمنعك من تعدد المهام.
- تجنب الضغط: على الرغم من أنه من السهل تحديد بعض الانحرافات ، إلا أن العديد من الأشخاص لا يدركون الضغوط العديدة التي تكسر أيامهم ، وبالتالي إذا حددت مصدر هذه الضغوط ، يمكنك ضبط عناصر التحكم أو تجنبها للسماح لنفسك بأن تكون منتجًا.
- تحديد المواعيد النهائية: من خلال تلخيص المهام السابقة وما استنتجته منها ، يمكنك تحديد المواعيد النهائية لإدارة وقتك بشكل فعال ، وبالتالي ستجد فرقًا كبيرًا عند الانتهاء منها جميعًا وفقًا لما تريده.
تقنيات إدارة الوقت
هناك دائمًا توازن دقيق لإدارة الوقت بحكمة كافية لإنجاز كل شيء حسب الحاجة دون ممارسة الكثير من الضغط على نفسك ، وفي هذا السياق يجب عليك اتباع الاستراتيجيات التالية لإنتاج الأفضل في أقل وقت دون إضاعة الوقت ، يسمى:
- افهم أنك لست مثاليًا: من أصعب الأمور التي يجب على كثير من الناس قبولها هي حقيقة أنه ليس مثاليًا على الرغم من كل التخطيط والاحتياطات أثناء تنفيذه ، ولكن عليك أن تدرك أنه لا بأس في ارتكاب الأخطاء لأنه حتى أكثر الخطط مدروسًا يمكن أن تتغير أو تفشل.
- التخطيط اليومي: عندما تقوم بإعداد قائمة المهام الخاصة بك ، عليك أن تقرر ماذا ومتى وأين ولماذا وكيف من أي مسؤوليات معقدة لديك غدًا وعليك التأكد من ترك بعض المساحة المفتوحة في تقويمك اليومي أيضًا ، وهذا سوف يعد اهتم بعبء العمل في اليوم التالي وتسمح لك أيضًا بقبول مهام إضافية.
- تحديد أولويات المهام: سيسمح لك ذلك بمراقبة المهام المستقبلية وتقسيم عبء العمل الخاص بك بطريقة تتجنب جعلك مشغولاً أو متوتراً وستكون قادراً على إنشاء روتين أكثر تنظيماً لأهدافك اليومية والحفاظ على إنتاجيتك طوال الأسبوع.
- استخدم أدوات إدارة الوقت: أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها لإدارة وقتك بحكمة هو استخدام أكبر عدد ممكن من الأدوات لدعم موقعك ، والتي تتوفر بكثرة على برامج سطح المكتب وتطبيقات الهواتف الذكية.
- لا تعدد المهام: نظرًا لأن تعدد المهام يمكن أن يقلل من مستوى الفهم والذكاء العام ، فإن إكمال أكثر من مهمة في وقت واحد له العديد من الآثار السلبية عليك وعلى من حولك ويؤدي إلى إعاقة أدائك.
- حدد أوقات الإنتاج الخاصة بك: أيًا كان الجانب الذي تتواجد فيه ، صباحًا أو مساءًا ، يجب أن تحدد متى تكون مستيقظًا ومتنبهًا ومتحفزًا ومستعدًا للعمل والإنتاج ، وسيكون هذا هو وقتك للقيام بعملك العميق وإنجاز المزيد من مهامك اليومية.
- إزالة الانحرافات: العالم مليء بالأشياء التي تسرق انتباهك بعيدًا عن العمل ومسؤولياتك الأخرى مثل الهواتف الذكية أو وسائل التواصل الاجتماعي أو زملاء العمل أو الدراسات وما إلى ذلك ، ويجب تجنب هذه الأشياء إذا لم يكن ذلك ضروريًا.
- باستخدام المؤقت: يمكن أن يكون ضبط المؤقت طريقة فعالة لتذكيرك بفترات الراحة وتعيين حدود زمنية لكل مهمة وهذا يجعلك أكثر إنتاجية.
- تقسيم المشاريع الكبيرة إلى أجزاء: وهي طريقة رائعة لإدارة وقتك ، حيث تصبح الصورة الكبيرة أقل صعوبة ويصبح الموعد النهائي الذي يلوح في الأفق أكثر قابلية للتحقيق.
- تعلم أن تقول لا إذا كنت تعمل بجد: سيؤدي ذلك إلى فتح عالم من الاحتمالات لك لإدارة وقتك بشكل أكثر فعالية وتحسين قيمة العمل الذي تقوم به.
- تصريح العمل عندما يمكنك: يجب أن تبحث عن فرص للاستعانة بمصادر خارجية لعملك عندما تكون مشغولاً للغاية من خلال مشاركة العبء مع فريقك والتعامل معه معًا.
- اشحن طاقتك: امنح نفسك بعض الوقت لإعادة شحن طاقتك العقلية والجسدية والعاطفية بأي طريقة تناسبك وخذ قسطًا من الراحة قبل العودة إلى العمل وستجد فرقًا.
فوائد إدارة الوقت
تعمل قدرتك الشخصية على إدارة وقتك بشكل فعال للغاية على تحسين كفاءتك وإنتاجيتك وتحفيزك على تحقيق النجاح في الحياة ، وفيما يلي سنراجع معًا أهم فوائد الإدارة الفعالة للوقت:
- تخفيف التوتر: عندما تقوم بعمل قائمة مهام وتتبعها ، فهذا بالتأكيد يقلل من القلق. عندما تقوم بإلغاء تحديد العناصر الموجودة في قائمة المهام الخاصة بك ، يمكنك أن ترى أنك تحقق تقدمًا ملموسًا ، وهذا ما يساعدك على تجنب الشعور بالتوتر و قلقًا بشأن ما إذا كنت تنجز الأمور أم لا.
- المزيد من الوقت: هذا أمر مهم لأن الأشخاص الذين يمكنهم إدارة الوقت يستمتعون بنشاط بالحصول على مزيد من الوقت لقضائه في الهوايات أو الأنشطة الشخصية الأخرى أو قضاء المزيد من الوقت مع العائلة.
- المزيد من الفرص: تؤدي إدارة الوقت بشكل جيد إلى المزيد من الفرص وتقليل الوقت الضائع في الأنشطة التافهة ، نظرًا لأن مهارات إدارة الوقت وقدرة الأشخاص على تحديد أولويات العمل وجدولة المهام المطلوبة هي من بين أكثر متطلبات التوظيف التي يبحث عنها المديرون وموظفو العمل في أي منظمة.
- القدرة على تحقيق الأهداف: كما ذلك الأشخاص الذين يتميزون بقدرتهم على تنظيم وإدارة وقتهم هم أقرب إلى تحقيق أهدافهم وغاياتهم في وقت قياسي أفضل وأكثر كفاءة وإنتاجية عالية.
أنظر أيضا: راديو المدرسة حول الأهمية الكاملة للوقت
تداعيات ضعف إدارة الوقت
بالنظر إلى الفوائد العديدة للإدارة الجيدة للوقت ، سوف نولي اهتمامًا لهذه الطرق لضمان نجاحها ، لأنها إيجابية جدًا بالنسبة لنا ، وبهدف تعزيز فكرتنا الإيجابية حول الإدارة الجيدة للوقت ، سنتعرف على عواقبها إذا فيه تقصير في إدارته ، وما سيحدث له ، وهو:
- سير العمل السيئ: عدم القدرة على التخطيط المسبق والالتزام بالأهداف يعني ضعف الكفاءة وهذا غالبًا ما يؤدي إلى انخفاض في أداء عملك وانخفاض في إنتاجيتك.
- الوقت الضائع: قد يؤدي سوء إدارة الوقت إلى ضياعه من خلال التحدث إلى الأصدقاء ، على سبيل المثال ، على وسائل التواصل الاجتماعي أثناء القيام بمهمة ما ، بالإضافة إلى تشتيت انتباهك.
- عدم السيطرة: إذا كنت غير مدرك أو غير مدرك للمهمة التالية ، فقد تعاني من فقدان السيطرة على حياتك وهذا من شأنه أن يساهم في ارتفاع مستويات التوتر والقلق.
- جودة العمل رديئة: وهذا أمر لا مفر منه في حالة سوء إدارة الوقت والتسرع الضار في حالة عدم توفر الوقت الكافي لدى الشخص لإكمال المهمة ، بينما يعمل ضمن خطة محددة ويعزز الجودة بعناية.
- صورة سيئة: إذا لم يتمكن العملاء أو صاحب العمل من الاعتماد عليك لإكمال المهام الموكلة إليك في الوقت المحدود ، فستتأثر توقعاتهم وتصوراتهم لك بشكل سلبي وقد يتسبب ذلك في طردك أو أن يأخذ العملاء أعمالهم في مكان آخر.
وبهذا القدر من المعلومات نصل إلى نهاية مقالنا الذي كان بعنوان إحدى طرق إدارة الوقت ومن خلالها تعرفنا على إدارة الوقت وفوائدها وتداعيات إهمالها ، بالإضافة إلى الخوض في شرح أهم استراتيجياتها الإدارية.