ما هي فوائد التخطيط حيث أن التخطيط من أولى الخطوات التي يجب القيام بها عند البدء في أي عمل أو مهمة ، وهذه البيانات تعمل على وصف ما ترغب المنظمة في تحقيقه ، بالإضافة إلى ما لا يجب تحقيقه ، إلى جانب أن المنظمة تتأثر بكل الظروف. من البيئة الخارجية ، والتي يمثلها المنافسون ، والقوانين ، والموارد المتاحة ، وكذلك الظروف الداخلية ، مثل المهارات والخبرات والقوى العاملة والمعدات ، لذلك من خلال موقعنا سنشرح فوائد التخطيط.
ما هو التخطيط
التخطيط هو العملية التي يتم فيها تحديد الأهداف ، والتي يعمل فيها الأشخاص لتحديد الإجراءات اللازمة لتحقيق هذه الأهداف ، بالإضافة إلى كون التخطيط وظيفة إدارية رئيسية ، والتي تشمل اتخاذ القرارات مسبقًا ، وكذلك ما يجب القيام به ، متى يمكن القيام به ، وكيف يتم القيام به ، ومن سيفعله ، فهو يشبه العملية الفكرية التي تحدد أهداف المنظمة.
فوائد التخطيط
كما هو الحال في بيئة العمل اليومية ، فإن التخطيط المسبق قبل ذلك بقليل سيساعد على تحقيق ذلك بشكل أفضل ، لذلك يجب الإشارة إلى أنه نادرًا ما يتم إحراز أي تقدم من خلال نشاط عشوائي ، وبالتالي فإن التخطيط يقدم مجموعة من الفوائد التي تجعل العمل أسهل ، وفي ما يلي نذكر فوائد التخطيط:
يوفر التخطيط دليلاً للعمل
نظرًا لأن الخطط قد تعمل على توجيه إجراءات الجميع إلى النتائج المرجوة ، فعند تنسيق الإجراءات والتركيز على بعض النتائج المحددة ، ستكون النتائج أكثر فعالية ، وتجدر الإشارة إلى أن أي منظمة ستحتاج إلى دليل للعمل على أساسها. أساس من قبل الموظفين.
التخطيط يحسن استخدام الموارد
غالبًا ما تكون الموارد قليلة في المؤسسات ، وبالتالي يحتاج المديرون إلى التأكد من استخدام الموارد المتاحة بطريقة فعالة ، للتأكد من عدم إهدارها ، وبالتالي ، إذا كان استخدام هذه الموارد مخططًا جيدًا ، فسيتم الحفاظ عليها .
اتخاذ قرارات فعالة
عندما يتم وضع خطة للتسويق ، فإن فهم ما هو مطلوب لتحقيقه في إطار زمني محدد سيساعد التخطيط على اتخاذ القرار بشكل أفضل من حيث الكفاءة ، لأن عدم اتخاذ قرارات فعالة سيعرض المنظمة للعديد من المخاطر.
توفر الخطط الدافع والالتزام
في الغالب لا يشعر الناس بالحماس عندما لا يكون لديهم أي هدف واضح ، وبالتالي لا يستطيعون التعرف على ما هو متوقع منهم ، لكن التخطيط يقلل من عدم يقين الشخص بشأن ما يتوقع القيام به في وقت محدد ، بسبب وجود الدافع الذي يساعد على الالتزام به.
تضع الخطط معايير الأداء
يعمل التخطيط على تحديد النتائج المرجوة ، بالإضافة إلى المعالم التي تشير إلى تحقيق التقدم ، إلى جانب السماح بمرونة التخطيط في العمل ، ومن خلال عملية تحديد الأهداف ، يحدد المدير مجموعة الموارد الأساسية في المنظمة ، وكذلك العوامل التي تساعد على وضع معايير الأداء الجيد.
خطوات التخطيط
أنواع التخطيط
يجب على المنظمات تطوير أفضل نسبة فهم لكيفية التعامل مع التخطيط الجيد للأعمال ، حيث تمتد أقسامها إلى أربعة أنواع من التخطيط ، وهي كالتالي:
التخطيط العملي
غالبًا ما يوصف هذا النوع من التخطيط بأنه يتعلق بالتشغيل اليومي للمؤسسة ، نظرًا لأن الخطط التشغيلية تُعرف عادةً باسم خطط الاستخدام الفردي أو الخطط الحالية ، يتم إعداد خطط الاستخدام الفردي بهدف التنظيم الأحداث والأنشطة المتكررة في نشاط واحد ، مثل: حملة تسويقية واحدة ، بينما تتضمن الخطط المستمرة سياسات للتعامل مع المشكلات ، بالإضافة إلى مجموعة من القواعد واللوائح الخاصة بالعملية ، خطوة بخطوة حتى يتم تحقيق الهدف المنشود.
فوائد التخطيط العملي
للتخطيط العملي بعض الفوائد التي تميزه عن غيره ، وهي كالتالي:
- يعد تحديد الأهداف ووضعها من السمات التي لها أهمية واضحة في عملية التخطيط العملي ، حيث إنها مجموعة من النقاط للتوجيه والإرشاد لكافة الجهود المبذولة في الدولة والتي يجب أن تسعى جاهدة لتحقيق تلك الأهداف.
- يوفر التخطيط العملي الفرصة للتنبؤ بالمناخ والبيئة التي سيتم فيها تنفيذ الأهداف ، بالإضافة إلى حقيقة أن أهمية التنبؤ تنبع من كونها أحد العناصر الرئيسية للتخطيط ، لأن التخطيط يتم للمستقبل ، و يأخذ التخطيط العملي أيضًا في الاعتبار حدوث العديد من المتغيرات.
- يساعد التخطيط العملي على عمل تقديرات لأفضل الطرق والوسائل التي يمكن من خلالها تحديد الأهداف وتنفيذها ، حيث يشمل ذلك وضع افتراضات التخطيط ، بحيث يتم مسح نتائج التوقعات التي ستحصل عليها المنظمة ، جنبًا إلى جنب مع الإعداد. الدراسات والتقديرات اللازمة للمساهمة في إنشاء أبعاد كاملة للخطة.
التخطيط التكتيكي
نظرًا لأن التخطيط التكتيكي يتضمن خططًا منظمة بحيث يتم استخدامها من أجل تحقيق الهدف المنشود ، في كثير من الحالات ، قد يكون نطاق الخطة أقل من عام ، والتخطيط التكتيكي يختلف عن التخطيط التشغيلي ، لأنه في التنظيم التكتيكي يطرح بعض الأسئلة المحددة حول ما يجب تحقيقه ، بالإضافة إلى الخطط التشغيلية التي تركز على كيفية تحقيق المنظمة للهدف ، وكذلك إنجاز مهمة الشركة.
فوائد التخطيط التكتيكي
يجب أن تركز الخطط التكتيكية على الأهداف الرئيسية للمؤسسة ، لأنه بدونها ستصبح أنشطة الموظفين مجزأة تمامًا ، وسيكون من الصعب عليهم فهم كيفية ارتباط الأنشطة بالأهداف في النهاية ، وبالتالي فإن الفوائد يمكن تفسير التخطيط التكتيكي على النحو التالي:
- يساعد التخطيط التكتيكي على فهم الأهداف ، وفك رموزها ، وبالتالي تحديد مسارات العمل المحددة ، والتي تعتبر ضرورية من أجل تحقيق هذه الأهداف.
- يتعلق بالإجراءات التي يتم اتخاذها على أساس يومي ، والتي ستؤدي نتائجها إلى تقدم الشركة من أجل تحقيق الأهداف المحددة للخطة ، حيث أن التكتيك هو كيف، للتعرف على طريقة التنفيذ.
التخطيط للطوارئ
قد يكون التخطيط للطوارئ أحد أكثر الأشياء المفيدة في الظروف التي تحتاج إلى التغيير ، وعلى الرغم من أن المديرين يجب أن يتوقعوا التغييرات المحددة للمشاركة في أحد الأنواع الأساسية للتخطيط ، إلا أن التخطيط للطوارئ هو أحد الأشياء الضرورية في اللحظات التي لا يمكن توقعها يحدث ، وعندما يصبح عالم الأعمال أكثر تعقيدًا ، سيصبح التخطيط للطوارئ مهمًا للغاية للمشاركة فيه وفهمه.
فوائد التخطيط للطوارئ
تتعرض المنظمات دائمًا لبعض المواقف الطارئة ، لكن الضغط في نفس الوقت يعد من أكثر حالات الطوارئ شيوعًا ، بينما عند الاستعداد لها والتخطيط لها بشكل جيد ، يمكن تحقيق الفوائد التالية:
- التأكد من أن المؤسسة في حالة استعداد تام لتتمكن من إدارة المستقبل المجهول.
- يعتبر التخطيط للطوارئ من أكثر الطرق فعالية من حيث التكلفة ، بحيث يتم التعامل معه مثل تلك الحالات.
- التخطيط للطوارئ هو إحدى استراتيجيات الاستجابة في سياق محدد.
التخطيط الاستراتيجي
يتضمن التخطيط الاستراتيجي نظرة عامة عالية المستوى على العمل بأكمله ، حيث يعتبر الأساس الذي يساعد على إنشاء المنظمة ، بالإضافة إلى تحديد القرارات طويلة الأجل ، ويمكن تمديد نطاق التخطيط الاستراتيجي بين العامين المقبلين و حتى السنوات العشر القادمة ، إلى جانب أن المكونات الضرورية للخطة الإستراتيجية هي الرؤية والرسالة والقيم.
فوائد التخطيط الاستراتيجي
من الممكن أن يفكر البعض في جدوى الأمر للتخطيط الاستراتيجي ، لكن من الضروري التأكد من الفوائد العديدة التي تحصل عليها المنظمة من التخطيط الاستراتيجي ، ويمكن شرح فوائدها في ما يلي:
يتيح التخطيط الاستراتيجي للمنظمات أن تكون استباقية ، حيث إنها تمنح المؤسسات الفرصة للتنبؤ بمستقبلها ، بالإضافة إلى التحضير وفقًا لذلك ، فمن خلال التخطيط الاستراتيجي ، يمكن للشركات توقع مجموعة من السيناريوهات المحتملة قبل حدوثها ، وبالتالي اتخاذ الاحتياطات اللازمة تجنبهم.
يخلق التخطيط الاستراتيجي إحساسًا بما يتعلق بالاتجاه الذي تسير فيه المنظمة ، مما يساهم في تحديد أهداف وغايات واقعية تتماشى مع الرؤية ، بالإضافة إلى المهمة المحددة للعمل.
تمنح الكفاءة التشغيلية للخطة الإستراتيجية الفرصة لإدارة خارطة الطريق ، وبالتالي ، ملاءمتها للأنشطة الوظيفية المحددة للمؤسسة ، من أجل تحقيق أهداف العمل.
تساهم الخطط الإستراتيجية في زيادة حصة المؤسسة في السوق المربح ، حيث يمكن للمنشآت الحصول على رؤية واضحة لاتجاهات السوق ، وكذلك شرائح المستهلكين.
كيفية التخطيط
يعتبر إنشاء خطة عمل تعتمد على العملية المعقدة ، بالإضافة إلى حاجتها لأكبر عدد ممكن من التفاصيل المحددة قبل عرضها على أصحاب المنشأة ، من أهم العوامل في العمل ، حتى تتمكن من معرفة كيفية التخطيط لما يلي:
- في بداية الأمر يجب تحديد اسم المشروع بالإضافة إلى هدفه وجدوله العام ، لذلك يمكن شرح ذلك للقائمين على المشروع.
- وضع خطة للعمل في السياق المحدد للمشروع ، من خلال كتابة مقدمة ، بالإضافة إلى الخلفية الخاصة بسبب حاجة المؤسسة للمشروع.
- من أهم مراحل التخطيط تعليم الفريق عملية إصلاح الأخطاء التي قد تتعرض لها الخطة ، وكذلك كيفية الاستجابة مباشرة للعملاء ، وملاحظات السوق.
- يجب تحديد الموارد المتاحة في المؤسسة وتنسيقها ، بالإضافة إلى التأكد من معالجة الأسئلة الأساسية ، مثل: نسبة الميزانية المخصصة لذلك المشروع ، وكذلك الفئة التي ستعمل على تخصيص الميزانية ، إلى جانب الفريق الذي تحتاجه المؤسسة.
التخطيط يساعدنا …