في خاتمة محضر الجلسة يكتب حيث تعتبر من أهم المهارات الأساسية التي تتطلبها الوظائف ، فهي تتمثل بمجموعة من الملاحظات التي يتم تسجيلها خلال الاجتماع ، بحيث يتم إبراز القضايا الرئيسية التي تمت مناقشتها ، وتقديم الاقتراحات المناسبة والتصويت عليها. في ، وأهمية هذه المقالة يقدم موقعنا على الإنترنت من خلال سطوره التالية تعريف كامل لجميع المعلومات المتعلقة بمحضر الاجتماع ، وكذلك أهم الأشياء والنصائح التي يجب معرفتها عند كتابة المحضر بشكل صحيح.
محضر الاجتماع
هي الملاحظات التي يتم تدوينها من المناقشات والقرارات التي يتم اتخاذها أثناء الاجتماعات ، سواء في الأماكن الرسمية أو غير الرسمية ، حيث يتم تدوين ملاحظات الاجتماع لتوفير سجل للمناقشة للرجوع إليها في المستقبل ومحضر الاجتماع تحتوي على عدد من البنود المهمة التي يجب تدوينها ، وأهمها تاريخ ووقت الاجتماع ، وأسماء الحاضرين والغائبين ، وقبول أو تعديل محضر الاجتماع السابق ، بالإضافة إلى لمعرفة القرارات المتخذة بشأن كل بند على جدول الأعمال مثل الأنشطة التي تم الاضطلاع بها أو المتفق عليها وغيرها.
في خاتمة محضر الجلسة يكتب
تعد كتابة المحاضر من أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها كل موظف ، فهي عبارة عن سجل يتم من خلاله تسجيل أهم النقاط التي تمت مناقشتها أثناء الاجتماع ، إما بالصوت والفيديو ، أو التسجيل الصوتي ، أو الكتابة الفورية ، حيث تدون الملاحظات بصيغة الماضي وموقعة ، وكذلك هناك العديد من الأمور المهمة التي يتم كتابتها في نهاية المحضر ، والتي تشمل كلاً من وقت الانتهاء ، وتوقيع الحضور ، بالإضافة إلى تحديد وقت اللقاء القادم ومن هنا نستنتج أن الإجابة الصحيحة على السؤال هي كالتالي:
- تحديد وقت الانتهاء.
- توقيع الحضور.
- تحديد وقت الاجتماع القادم.
ما الفرق بين المحضر والتقرير؟
الخطوات المتبعة في كتابة المحضر
يعد إنشاء سجل دقيق لما حدث أثناء المناقشة في الاجتماع من أهم الأمور التي يجب الانتباه إليها خلال الاجتماعات التي تعقد في المؤسسات أو الشركات ، ويستند هذا السجل إلى خمس مراحل رئيسية ، وهي كالتالي :
- مرحلة التخطيط المسبق.
- مرحلة التسجيل.
- مرحلة كتابة الأسطوانة.
- مرحلة مشاركة محضر الاجتماع.
- مرحلة حفظ السجل للرجوع إليه مستقبلاً.
الأمور التي ينبغي مراعاتها عند كتابة المحضر
هناك بعض الأمور والنصائح الهامة التي يجب الالتزام بها عند كتابة محضر الاجتماع ، وهي كالتالي:
- اكتب عدد وأسماء الأعضاء الحاضرين.
- إبلاغ الأعضاء الغائبين بالمناقشة والقرارات المتخذة.
- اكتب النقاط الرئيسية والنتائج والتوصيات التي خرج بها الاجتماع.
- اجلس بالقرب من مدير الاجتماع لتسجيل القرارات.
- وضع اسم وتوقيع المُعد على محضر الاجتماع.
- اكتب محضر الاجتماع بالكامل بصيغة الماضي وانتبه لتوقيعه إذا كان رسميًا.
- الحفاظ على النزاهة اللغوية والإملائية للسجل أو السجل ، وعدم كتابة الكثير من الآراء الشخصية.
شاهد أيضًا: اكتب محضر الاجتماع الذي حضرته وأغلقه بالتوصيات المناسبة لموضوع الاجتماع
هذا هو المكان الذي تنتهي فيه المقالة التي حملت السؤال في خاتمة محضر الجلسة يكتب، بعد التعرف على محضر الاجتماع وإبراز المعلومات المتعلقة به ، وكذلك تحديد أهم الأمور والنصائح المفيدة التي يجب معرفتها بخصوص محضر الاجتماع عند كتابة المحضر.