ما هي الارشفة الالكترونية، مع تقدم الزمن والتطور التكنولوجي الهائل الذي يشهده العالم ومع دخول الكمبيوتر في جميع مجالات الحياة ، توصل الإنسان إلى طريقة تساعده على الاحتفاظ بجميع أوراقه ومعاملاته في مكان آمن يسهل الرجوع إليه متى شاء ، وتسمى هذه العملية بالأرشفة الإلكترونية ، وسنتعرف في هذا المقال عبر موقعنا على أهداف عملية الأرشفة الإلكترونية ، ومرحلة التخطيط لها ، وما إذا كانت الأرشفة الإلكترونية تسرع من عمل الأرشيف ، بالإضافة إلى برامج الأرشفة الإلكترونية وخصائص هذه البرامج ، والعديد من المعلومات الأخرى حول هذا الموضوع.
ما هي الارشفة الالكترونية
مع التطور الذي يشهده العالم ، كان لابد من وجود طرق سريعة وفعالة لتسهيل الوصول إلى المعاملات المؤرشفة بالورق ، لذلك ظهر ما يسمى بالأرشفة الإلكترونية ، والتي تم تعريفها على أنها عملية تنظيم الملفات بشكل علمي ومنظم. بطريقة تسهل الوصول إلى الأوراق والبيانات والمعاملات في أي وقت دون الحاجة إلى جهد وإضاعة الوقت في البحث بين الأوراق ، ويكون ذلك عن طريق تحويل المستندات والوثائق من التنسيق الرقمي إلى الشكل الإلكتروني. ونقلها وترتيبها على برامج مخصصة لهذه العملية بوسائل إعلامية إلكترونية مخصصة. بحيث يسهل تداول المستندات واسترجاعها ، بحيث يمكن البحث عنها من خلال رقم المستند أو تاريخ حفظه أو أي شيء يشير إليه ، كما يمكن البحث في أكثر من قاعدة بيانات في نفس الوقت .
جهاز إلكتروني يمكنه معالجة وتخزين واسترجاع البيانات
أهمية الأرشفة الإلكترونية
تكمن أهمية عملية أرشفة المعلومات والبيانات إلكترونياً في الآتي:
- توفير المعلومات الدقيقة في أقصر وقت ممكن.
- تخفيض التكلفة المالية في الشركات والمؤسسات.
- المساهمة في زيادة كفاءة العمل باستخدام تكنولوجيا الاتصالات والمعلومات.
- لا حاجة للمراجعين والموظفين للإشارة إلى الأرشيف.
- توفير كمية من المعلومات للعميل ، وحرية اختيار الأداة التي يريدها في البحث.
- حماية البيئة من خلال تقليل النفايات.
- سهولة المراجعة والتحرير.
- تسهيل الوصول إلى المعلومات ومشاركتها مع الآخرين.
- توفير مساحات واسعة في المكاتب والشركات.
- سهولة استرجاع نسخ من صور الوثيقة
- يجب أن تكون صور المستندات الورقية دقيقة وملونة.
يسمى الجهاز الذي يربط شبكة محلية بشبكة ممتدة أو الإنترنت ، بالتطور التكنولوجي في هذا العالم
مراحل الأرشفة الإلكترونية
هناك مرحلتان أساسيتان للأرشفة الإلكترونية وهما:
مرحلة التخطيط
وتنقسم هذه المرحلة إلى مراحل فرعية على النحو التالي:
- مرحلة الدراسة والمسح: حيث تكون المعلومات المراد أرشفتها محدودة.
- مرحلة التحليل: يتكون من الفرز والجرد لتحديد الأولويات في عملية تحويل المستندات من الورقية إلى الإلكترونية.
- مرحلة بناء الخطة: وضع خطة لتنظيم عملية الأرشفة من حيث تاريخ النقل والإتلاف.
- مرحلة اختيار البرمجيات: حيث يتم تحديد واختيار الأجهزة التي سيتم استخدامها في عملية الأرشفة هنا.
- مرحلة إعداد قواعد البيانات: تحدد هذه الخطوة قواعد البيانات التي سيتم استخدامها.
مرحلة التنفيذ
وتنقسم هذه المرحلة إلى مراحل فرعية وهي:
- مرحلة تجهيز المستندات من مواقعها إلى المكان المخصص للتنفيذ وجمعها وفق تصنيف معين.
- مرحلة المسح عن طريق تصوير المستندات القديمة أو نسخها وتحويلها إلى صورة رقمية.
- تأشير المستندات لتمييزها وتسهيل إعادتها بعد انتهاء عملية الأرشفة.
- التحقق من جودة المستندات ومقارنتها بالمستندات القديمة وتحديد الفروق.
- تخزين المستندات في وسائط تخزين مختلفة.
رابط نظام سهل الدخول على الموقع الإلكتروني لوزارة الصحة sahelonline.moh.gov.sa
هل الأرشفة الإلكترونية تسرع من عمل الأرشيف
تعمل الأرشفة الإلكترونية على تسريع عمل المؤرشفة بحيث تساعده على أن يكون دقيقًا في التنظيم والبحث ، وتساعده في الوصول إلى المعلومات المطلوبة بسهولة ويسر ، بالإضافة إلى إمكانية الاحتفاظ بكمية هائلة من المعلومات التي لا تستطيع الأرشفة الورقية. أما بالنسبة للمنشأة فهي تقلل من عدد الموظفين وتسهل ربط الأجزاء وتتعاون الشركة مع بعضها البعض من خلال توزيع الوثائق إلكترونيًا ، لذا فإن نظام الأرشفة الإلكترونية يجعل من الممكن الاحتفاظ بالمستندات في شكل إلكتروني على عكس الأرشيف التقليدي الذي يتم من خلال الملفات الورقية ، ويساعد الأرشيف الإلكتروني في استغلال المساحات المخصصة لحفظ المستندات الإلكترونية واستخدامها في أمور أكثر حيوية.
ما هي أفضل الطرق التي تساعد الكتاب والمؤلفين على تلخيص تفاصيل مواضيعهم؟
عيوب الأرشفة الإلكترونية
على الرغم من وجود فوائد عديدة لأرشفة المستندات إلكترونيًا ، إلا أن لها بعض الجوانب السلبية ، وهي كالتالي:
- إمكانية سرقة المستندات والمستندات.
- زيادة التكلفة على الشركات حيث يجب أن تتوفر أجهزة الكمبيوتر في كل مكتب.
- إمكانية تعريض البيانات المخزنة على الأجهزة للاختراق أو التشويه.
- احتمالية حدوث عطل أو مشكلة فنية في الأجهزة أو البرامج.
يُطلق على البحث في الإنترنت اسم التخزين
متطلبات التحول من الأرشيف التقليدي إلى الأرشيف الإلكتروني
هناك بعض المتطلبات التي يجب استيفاؤها حتى نتمكن من التحول من الأرشيف التقليدي إلى الأرشيف الإلكتروني ، ومن بين هذه المتطلبات ما يلي:
- توافر الأجهزة والآلات كالكمبيوتر والطابعات والخوادم والمساحات الضوئية
- توفر البرامج التي ستتم أرشفتها مثل برنامج ByteQuest والعديد من البرامج الأخرى التي سيتم ذكرها لاحقًا
- توفر البرامج المساعدة مثل برنامج Wise Image الذي يستخدم لتنظيف المستندات التي تحتوي على نقاط سوداء والبرامج المساعدة الأخرى
استخدم برنامجًا لتعديل النصوص وتنسيقها لتصبح أكثر وضوحًا وجاذبية
برامج الأرشفة الإلكترونية
هناك العديد من الأنظمة والبرامج التي يتم استخدامها في عملية الأرشفة الإلكترونية ، ومن بين هذه البرامج ما يلي:
- نظام EDOX
- نظام EDMS
- نظام إيفرسويت
- نظام DOC WEAR
- نظام ALCHEME
- نظام FILE NET
- نظام ARAB DOCS
- نظام ووتر مارك
- نظام REDDOT
- نظام الليزر فيشي
- نظام SAPERION
لتوفير سعة التخزين ، يمكننا تقليل حجم الملفات والمجلدات من خلالها
خصائص برامج الأرشفة الإلكترونية
تتميز برامج الأرشفة الإلكترونية بعدة خصائص منها ما يلي:
- سهولة التعامل مع جميع الملفات.
- يدعم برامج الصور والرسومات.
- يدعم حفظ رسائل الفاكس الواردة.
- سهل التطوير والتحديث.
- دعم أرشفة الوسائط الأخرى.
- امكانية استعادة البيانات التالفة.
- التكامل والتكامل مع الأنظمة الأخرى.
- دعم البريد الإلكتروني.
- لديه محرك بحث قوي يضمن البحث في جميع المجالات.
- سهولة في الاستخدام ولا تتطلب الكثير من التدريب.
- التعامل مع قواعد البيانات.
- دعم اللغة العربية.
- القدرة على تصدير البيانات.
- الوصول عن بعد إلى النظام.
- القدرة على حماية المستندات من السرقة والقرصنة.
- دعم تكنولوجيا الشبكة
- ستلبي احتياجات الشركات.
- دعم البروتوكولات العالمية الشعبية.
- القدرة على الإبلاغ.
نقوم بضغط حجم الملفات والمجلدات إلى
هذا هو المكان الذي وصلنا فيه إلى نهاية هذا المقال الذي ناقشناه فيه ما هي الارشفة الالكترونية، كما تعرفنا على مراحلها وأهدافها ، حيث تطرقنا إلى ذكر عيوب الأرشفة الإلكترونية ، وأجبنا على سؤال ما إذا كانت الأرشفة الإلكترونية تسرع عمل الأرشيف ، ومتطلبات الانتقال من الأرشيف التقليدي إلى الأرشيف. الأرشفة الإلكترونية ، وذكر أسماء برامج الأرشفة الإلكترونية ، وخصائص برامج الأرشفة الإلكترونية.