الجهة الوطنية التي تُعنى بتوثيق الأنظمة السعودية هي المركز الوطني للوثائق والمحفوظاتنظرا لاتساع مساحة المملكة العربية السعودية ، واعتبارها من أهم الدول في العالم العربي والإسلامي ، فضلا عن كونها أكبر دولة في دول الخليج العربي ، حرصت الحكومة السعودية على إنشاء العديد من المراكز والجهات الحكومية والوطنية التي تعنى بإدارة شؤون الدولة وأرشفة وتوثيق الملفات الوطنية المهمة ومن جانبنا سنهتم بموقع المنصة للحديث عن الهيئة الوطنية التي تتعامل مع توثيق اللوائح السعودية ، وهو المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
ما الجهة الوطنية التي تعنى بتوثيق الانظمة السعودية
المركز الوطني للوثائق هو المركز الذي تم إنشاؤه بموجب المرسوم الملكي المادة م / 55 ويختص بتوثيق وحفظ وأرشفة اللوائح داخل المملكة العربية السعودية ، كما أصدرها الملك في تاريخ 23 /. شوال / 1409 هـ كما أن المركز الوطني للوثائق ترتبط إدارته برئيس الديوان الملكي ويهتم بتشكيل هيئة إدارية من خلال رسم خارطة طريق لسياسة المركز وكيفية تنفيذها ومتابعتها. وتقديم كافة الاقتراحات والحلول المناسبة التي تساعد في تحقيق أهداف المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
الغرض من إنشاء المركز الوطني للوثائق والمحفوظات هو تحديد الأنظمة العامة والمترابطة لحفظ الوثائق والبدء في تنفيذها والعمل عليها ، وقد اتخذت الهيئة بعض الإجراءات اللازمة لوضع خطة المركز في نطاق التنفيذ وبدء العمل ، وتكمن هذه الوسائل والإجراءات في النقاط التالية:
- اعداد اللوائح الخاصة بشرعية تنفيذ نظام الوثائق والمحفوظات بعد اقرارها واقرارها.
- إعداد دليل لتصنيف وتوحيد الأرشيفات وإعداد دليل عام لأجهزة الدولة.
- فهرسة وأرشفة المحفوظات والمستندات وحفظها وترميزها والعمل على تعديلها وصيانتها وتنظيم تداولها وفق لائحة التنفيذ والتصنيف والتشفير.
- وجود رقابة تحت إشراف لإتلاف المحفوظات التي تقرر إتلافها والتخلص منها حسب اللوائح ذات الصلة بهذا العمل.
- العمل على تحقيق التنسيق والاتصال مع الجهات المعنية بالوثائق والمحفوظات داخل أراضي المملكة العربية السعودية ، وتبادل المعلومات والخبرات.
- الحرص على تحقيق التعاون في مجال الوثائق والمحفوظات مع كافة الجهات المختصة في جميع الدول.
- اعتماد كافة الأساليب المؤدية إلى الحصول على العناصر الوطنية المؤهلة للعمل في نطاق المحفوظات والوثائق ويتم ذلك من خلال العمل مع الجهة المختصة.
- وجود جهات متخصصة للإشراف على متابعة عمليات الحفظ والفهرسة وحماية الوثائق.
- اعداد الاجراءات الفنية الادارية لعمل المركز والعمل على تنفيذها ، وتوفير المعلومات والبيانات لجميع المستفيدين ، وفق لوائح المركز.
هيئة المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
في كل جهة أو مؤسسة أو مركز ، يجب أن يكون هناك دائمًا طاقم عمل متاح ، لتنفيذ الخطط والمشاريع ودراستها بشكل جيد والعمل عليها ، وتتكون هيئة المركز الوطني للوثائق والمحفوظات من رئيس وعدد الأعضاء وهم:
- رئيس الديوان الملكي هو رئيس المركز الوطني للوثائق الأرشيفية.
- أمين عام مجلس الوزراء عضو.
- رئيس مجلس الخبراء داخل مجلس الوزراء عضو.
- مدير عام المركز الوطني للتوثيق والمحفوظات عضو.
- أمين عام دارة الملك عبدالعزيز عضو.
- أمين عام مكتبة الملك عبدالعزيز العامة عضو.
- أمين عام مكتبة فهد الوطنية عضو.
- نائب مدير عام معهد الإدارة العامة للبحوث والمعلومات عضو.
- وجود كادر مكون من ثلاثة اشخاص يهتمون بوثائق الهيئة التدريسية للكليات والجامعات لمدة 3 سنوات.
وصلنا إلى نهاية المقال الذي تحدثنا عنه الجهة الوطنية التي تُعنى بتوثيق الأنظمة السعودية هي المركز الوطني للوثائق والمحفوظات وحول آلية سير العمل وتنفيذ هذا المركز والقوى العاملة التي تتكون منه بالتفصيل.